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ゴルフコンペの案内状で8月開催は内容と回収率に注意が必要

2018.8.2

ゴルフコンペの案内状は通常1か月前には発送し、2週間前には出欠の確認を取れるようにします。

しかし8月はゴルフ場も繁忙期なので、直前での組数変更は困りものです。

そこで参加人数を減らすことなく、早めに返信はがきを回収できる方法を紹介します。

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8月のゴルフコンペの案内状はなるべく早めに出そう

シーズン真っ盛りの8月にゴルフコンペを開催するのであれば、参加者が増えるように案内状をひと工夫してみてはいかがでしょう。

多くのゴルファーは、年度当初にゴルフコンペの年間スケジュールを組み入れているはずです。

これから開催するゴルフコンペがこのスケジュールに入っているのか、突発的に開催するのかによって、作成する案内状の内容は変わってきます。

そこで、まずはゴルフコンペの日程について考えてみましょう。

夏休み期間中は行楽予定を立てる可能性があるので、早めに発送して、出欠確認も早めに受け取れるようにすべきです。

日程の中に先約として入ることができれば、その日を外してスケジュールを組み立てるはずだからです。

また8月を時期的に考えると、前半は海水浴で中間はお盆や帰省など、小旅行の可能性が高く、さらに8月は暑さの最盛期ですから、できればお盆過ぎのほうが参加者として楽かもしれません。

ですから案内状は遅くても1か月前、できれば45日前に発送して、3週間前には出欠確認の返送を受け取れるようにしましょう。

文字サイズで8月のゴルフコンペの案内状の返事は早くなる

8月開催のゴルフコンペの案内状45日前に出して、返事は20日前をリミットにします。

「そんなに早くて大丈夫?」と心配になるかもしれませんが、ゴルフ場にとって8月は稼ぎどきです。

ゴルフコンペの予約は組数で押さえるので、ゴルフ場としては1か月前にキャンセルを受けたいところです。

それ以降であれば、仮押さえした枠を減らすことなく、幹事が責任を持って埋めなければならない時期です。

ですから、決して「早い」と言うことはありません。

また案内状にも、「繁忙期なので出欠の返事は早めにお願いします」と加筆しておくとより良いです。

返信はがきを同封する場合は、案内状に記載する返信期限を、返信はがきにも記載しておくと投函忘れはなくなります。

また文字のサイズが12ポイント以下だと、見えにくい人がいるかもしれませんので、強調する部分は14ポイントの太字にするとインパクトが強くなります。

台風シーズンの8月のゴルフコンペは案内状に注意書きを!

8月のゴルフコンペはシーズン最盛期ではありますが、一方で台風到来の時期でもあります。

例年8月は大型台風が上陸し、さらに前線の影響で大雨と重なることもあり、幹事役としてはハラハラするところではないでしょうか。

発送する案内状には雨天の場合の判断と、ゴルフコンペの参加費について触れておくと親切です。

雨天でゴルフができるか否かは、ゴルフ場が決めます。

ゴルフ場がクローズを宣言しない限り、プレーは可能になりますので、自己判断でキャンセルするとキャンセル料を請求されることがあるので注意が必要です。

ゴルフコンペの幹事としての案内状には、ゴルフ場の代理人的な内容は必要ありませんが、「雨天の判断はゴルフ場に確認をとってください」で十分内容は伝わるでしょう。

また参加料の下部には、「キャンセルしても参加料は徴収いたします」と、必ず記載するようにしましょう。

遅くとも数日前にはゴルフコンペの賞品を手配していますし、表彰式の食事もキャンセルできない場合もありますので、実費請求があることを周知しておくことは必要です。

ドタキャン防止のための8月のゴルフコンペで案内状

8月は悪天候の場合があるので、ゴルフコンペの幹事役としては収支が心配なところです。

本来は案内状の返信を受けたら、とりあえず会費だけは徴収したいところです。

これはドタキャンに備えてでもありますが、当日会費徴収するのであれば、参加賞や賞品は立替払いしなければならないからです。

すべての購入費用をカード決済できれば、決済までのタイムラグがあるので心配要りませんが、現金払いだと負担感は大きくなります。

まして悪天候でドタキャンされると、会費徴収までにはさらに日にちがかかります。

もしもの天候に備えて、参加賞や賞品に生ものなどの消費期限の少ないものは控えて、後日会費徴収とともに渡せるソックスなどにしておくと、リスクを背負うことはなくなります。

最近は前日までの天気予報で、「急用ができてキャンセル」と申し出る人がいます。

事前キャンセルなので会費負担がないと思うかもしれないので、事前キャンセルでも「会費分の負担をお願いします」と明記しておくと良いでしょう。

8月のゴルフコンペの案内状のお陰で悪天候でも心配なし

8月のゴルフコンペは「小雨決行、大雨はゴルフ場にてスタートの判断をします」と案内状に明記すれば、会費の心配はなくなり参加賞や賞品の分配もスムーズに行うことができます。

「雨天による中止でも、ゴルフ場にて賞品を分配します」と入れておけば、賞品については賞味期限の短い果物などでも問題はありません。

後日の賞品分配や会費徴収を考えたら、とりあえず雨が降ろうと槍が降ろうとゴルフ場集合なので、参加者も落ち着くはずです。

なお緊急連絡先として、幹事の携帯電話番号とゴルフ場の電話番号は案内状に加筆しておきましょう。

もちろんメールやLINEでも問題はありませんが、リアルタイムで状況を把握できるのは声による伝達です。

集合時間に遅れる場合や急遽キャンセルする場合には、連絡がないとスタート時間ギリギリまで待たなくてはいけません。

受け手側だけでなく、送り手もイライラせずに、連絡をつけることができます。

なおゴルフ場のロビーなどでは携帯通話禁止の場合があるので、イヤホン式のマイクを用意しておくと便利です。

ゴルフコンペが集りにくい8月でも案内状で参加者増!

案内状の送付は、ゴルフコンペの開催を知らせるだけではなく、幹事役からの「お願い」の通信手段としても使えます。

8月開催のゴルフコンペの案内状の送付時期は、暑中見舞いの投函時期と重なります。

一般的に暑中見舞いは7月7日の七夕から1か月間で、その後が残暑見舞いの挨拶状を送付します。

なにかと郵便物が増える時期ですので、案内状にちょっとした手書きメモを入れると効果的です。

案内状は開封後、返信期日を確認して後回しにすることが多いものです。

返信期日まで出さなくても良いと勝手に解釈してしまうのですが、幹事としては1日でも早く出欠の連絡をもらいたいところです。

手書きメモには、「当日受付のお手伝いをいだきたい」と入れれば、余程のことがない限り、「出席」で「1時間前に着くようにします」と書かれた返信はがきが、すぐに届くはずです。

同じように「表彰式のお手伝い」「表彰式の挨拶」など役割をお願いすると、早く回収できて、しかも出席率は高まるはずです。

8月のゴルフコンペの案内状には手書きメモを同封しよう

8月に開催するゴルフコンペの案内状は、幹事にはもちろんのこと、出席者にとってもゴルフ場にとっても、早い時期に通知してくれたほうがありがたいものです。

早すぎて心配という場合は、ちょっとしたメモを入れてお手伝いをお願いすると、回収率は高まりますし、ドタキャン率も少なくなるはずです。

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