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参加者から喜ばれるゴルフコンペの段取りと注意点

2018.7.21

初めてゴルフコンペの幹事をする時、何から手をつけて良いのか多くの方は分からないものです。

何年も継続的に行われていれば、前幹事の資料を参考にすることもできますが、資料がなければ自分で企画立案しなければなりません。

そこで今回は、参加者に喜ばれる幹事の段取りについて紹介していきます。

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ゴルフコンペで初の幹事役になった時の段取りとは

ゴルフコンペの幹事の役が回ってきて、当日「知らなかった」では済まされないことがあります。

そのため当日に向けてしっかり段取りを整えておきさえすれば、自分もプレーを楽しみながらコンペに参加することができます。

幹事が最初にしなければならない仕事は、ゴルフ場の選定とスタート時間の確保です。

申し込む組数は、前回までの参加者数や前年同月の組数などが、ひとつの目安になります。

ここで注意しなければならないのは、プレー代や参加費が高いと参加者は集まらないと言うことです。

一流コースを格安で取れたとしても、いつものプレー代よりはるかに高いようでは、二の足を踏む人も出てきて当然です。

一方でプレー代を抑えようとして、人気のないコースを選んでしまうと、これまた参加者は集まりません。

つまり参加しやすいコース選定と価格交渉は、幹事の腕の見せどころだということです。

参加見込み数を考えて、ゴルフ場に予約を入れて、組数分のスタートを確保しましょう。

またコンペルームだけ仮押さえして、食事はあとから決めるようにしましょう。

ゴルフコンペの成功は参加者募集の段取りを上手くやること

ゴルフコンペの開催コースが決まったら参加者を募集します。

一般的には、案内状を郵送して出欠の返信をもらいます。

郵送の場合は、案内文と返信はがきを封書に同封しますが、往復はがきを使うと返信率が高く、また費用も安価に済ますことができます。

ただし現代は、個人情報に対して異常なほど敏感なので、住所録を入手するのが大変です。

この場合は、メールやLINEを使って発送の段取りをとっても問題はないはずです。

メールは簡単な文面にして、コンペの開催コースとスタート日時(集合時間)、参加費用とプレー代、あとは出席者のハンディキャップ記入欄と出欠確認日を入れておけば十分です。

メールの場合は、細かな内容については別添でブログ等をアップします。

カギ付きにしてパスワードを配布して、対象者以外は見れないようにしておけば問題はないはずです。

ブログは随時更新で、必要なものをアップしていきます。

今後、参加者が決まれば予算組みができるので、豪華な賞品情報やゴルフ場までの乗り合い車などもアップすることができるでしょう。

また幹事の携帯電話番号は、当日の緊急連絡先になるので必須です。

こちらもブログ内に目立つよう「緊急連絡先」で掲示しておくと、到着遅れなどの時に連絡が入るはずです。

ゴルフコンペの参加者が決まった時に必要な段取りは?

発送したゴルフコンペの案内の出欠連絡が入ってきます。

期日までに連絡が入らない人については、さらに確認の連絡を入れて、案内文が届いているのかを確認し、コンペの返事をもらいます。

必ず書面やメールで返事をもらい、あとからトラブルにならないよう丁寧な対応が必要です。

参加者が確定したら、リストを作ってハンディキャップ順に並べます。

4人組みの先頭をハンデ頭にして1列分を作り、次の列も同じようにハンデ順に並べて仮の組合せ表を作ります。

これをベースにして、組合せ希望などを考慮してスタート表を完成させます。

ちなみに先頭の組は、なるべくプレー速度の早い人で構成すると、全体的な流れが良くなるでしょう。

また幹事はホールアウト後の集計に備えなければならないので、先頭組に入れると段取り通りに役割をこなすことができます。

なお、スタート表をプリントする前に、下段に会費分の領収証を作成しておきましょう。

ここまでできたらゴルフ場に連絡を入れます。

仮押さえしていた予約の組数変更を伝え、コンペルームの料理なども予約しましょう。

なお、人数の変更の可能性は必ず伝えて、最終人数は当日決定することで了解をもらっておきましょう。

ゴルフコンペの華には周到な段取りが必要

一般的にゴルフコンペは、1位から順位を競うだけではありません。

最後から2番目のブービー賞や最下位のブービー・メーカー、またベストグロス賞などは用意したいものです。

参加人数にもよりますが、「優勝・準優勝・1位・2位…」と作ると、実質3位の人が1位になるので自宅で待つ家族は純粋にトップの成績と思うはずです。

休日に家族を置いて出るゴルファーにとっては、それなりに喜ばれる仕掛けをしておくのも幹事としての腕の見せどころではないでしょうか。

コンペだからこそ、プレー中にもっとも楽しめるのがコンテストホールです。

ニアピンやドラコンは作ると思いますが、上手な人が獲る確率が高くなるので、短いミドルホールでのセカンドニアピンや、ラフでもOKのスーパードラコンなども入れると、盛り上がるはずです。

さらにコンペフラッグは手作りの奇抜なデザインにしたいものです。

キラキラフィルムを細く切って吹流しにしたドラコンフラッグ、ゴルフボールの形をしたニアピンフラッグなど、盛り上げるための段取りは幹事の大事な仕事です。

ゴルフコンペはこの段取りが上手くいけば大成功!

ゴルフコンペの段取りで、もっとも難しいのが賞品の手配です。

例え親睦を兼ねたコンペであっても、賞品が冴えないと受賞の喜びは半減してしまいます。

賞品で選ばれることが多いのは、ボストンバッグやスポーツタオルのようなゴルフグッズ、オーブントースターなどの家電製品、乾麺などの日持ちのする食品が人気のようです。

コンペの参加者によって賞品の内容は変わると思いますが、受けが良いのは「消え物」です。

旬の桃やスイカなど自宅に持ち帰り家族に渡す賞品は、次のコンペの参加にも繋がります。

地域にもよりますが、安くてガサが張る(大きな箱)ものとしては、卵50個入り1箱やジャガイモ1箱なども喜ばれるようです。

予算が合えば参加賞としても使えるので、納品先をゴルフ場にしておけば、運ぶ手間も必要ありません。

なお、とび賞・ブービー賞・ブービー・メーカー賞はなるべく良い賞品を用意すると、成績に関係なくコンペの表彰式を楽しめて盛会になっていくはずです。

ゴルフコンペ当日は段取りに進行できるよう準備する

ここまで段取りが整えば、あとは当日の天気が良くなるように祈りましょう。

ゴルフコンペの雰囲気にもよりますが、当日の挨拶が必要であれば、事前に依頼しておいたほうが良いでしょう。

スタート前の挨拶であれば、長くて1分程度がベストなので、依頼する時に「1分程度」とハッキリ伝えておくと良いです。

また成績発表の挨拶兼プレゼンテーターや乾杯の音頭など、進行に仕来りが必要であれば、失礼のない人選をしなければいけません。

不安があるようなら、ゴルフコンペの前幹事などの経験者に相談すると良いでしょう。

前日にはメールやブログで集合時間の確認とともに、当日の受付開設が1時間前であることを連絡するようにしましょう。

また当日ゴルフ場に到着したら、最初に自分の受付を済ませて、次にコンペルームに賞品を運ばなくてはいけません。

できれば参加者の中で、受付も含めてサポートしていただける方を探してお願いしておくと、搬入など含めてスムーズに進めることができます。

準備ができたら、にこやかに「おはようございます」で受付を開始します。

ゴルフコンペの成功は事前の段取りと参加人数にあり!

ゴルフコンペの成功は、参加者の多さと段取りの良さで決まります。

頑張って3組集めていたコンペが10組になれば、新しいコンペ形式でも誰も文句は言いません。

あとは従前からの参加者に失礼がないよう、情報の発信に努めていれば、みんなで楽しみながら1日を過ごすことができるはずです。

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