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誘われたゴルフコンペを不参加する時の返信の仕方と注意点

2018.8.9

ゴルフコンペの案内状が届いて日程をみると、すでに先約があって不参加で返信しなければならないことがあります。

そんな時は不参加を丸で囲むだけの連絡ではなく、ゴルファーらしい一言を添え返信をしたいものです。

そこで今回は、ゴルフコンペで不参加で返信する時のマナーとタブーについて紹介します。

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不参加のゴルフコンペ、いつまでに返信するのがマナー?

ゴルフコンペの案内が届いたら、なるべく早めに返信を出すのが礼儀です。

ゴルフコンペに限らず幹事役を務めたことがあればご存知だと思いますが、幹事はゴルフ場で仮押さえしてる予約の組数を確定しなければならないからです。

そのためには出欠の返事をもらわなければならず、しかもゴルフ場に組数を通知する期限前には済ませたいのです。

参加の返信を出す時はすぐに出すのが礼儀ですが、一方で不参加の場合は遅く出すのが礼儀とも言われています。

せっかく案内していただいたのに、翌日に不参加の返信が届いては幹事としても悲しい気持ちになってしまうことが理由です。

一般的には不参加の場合は、少し期間を空けてから返信の通知をするのが慣例となっています。

あまりに早く不参加の通知をすると、ゴルフコンペ自体への不満や開催日程が良くないと、幹事の配慮のなさを指摘していると受け取られることもあるようです。

そういった理由から、案内通知が届いてから5日目頃に発送すると、幹事は発送してから1週間後に返信を受け取ることができるので、事務処理上喜ばれるはずです。

ゴルフコンペの返信が不参加のみではマナー違反?

ゴルフコンペの案内を頂いて、残念ながら不参加になる場合は、1週間を目処に返信をしてあげると発送した幹事役は事務処理の上で助かります。

「不参加」に○で囲んで返信するだけですとさすがに素っ気無いので、なにか一筆を書き加えておくと良いでしょう。

一般的な文面としては、不参加になった理由や次回は参加するといった意思、また幹事役へのねぎらいの言葉などがあります。

不参加の理由の多くは、日程が合わないことや健康上などを挙げることになりますが、ここでは真実を明かす必要はありません。

例えば「重病でゴルフができそうにない」、「そのコースは体力的に無理」と言った内容ですと、表彰式の席上で披露することができません。

ゴルフコンペの進行については個々によって違いますが、一般的には不参加の人のコメントは表彰式の場で読み上げるのが通例になっています。

ですから「所用で」不参加になり、「盛会」をお祈りしていて、「次回は参加」と書いておけば表彰式の進行で支障はでないはずです。

ゴルフコンペの不参加の返信には添え書きを加えよう

案内をくれた幹事役への不参加の返信で気を遣いたいのは、返信期間や添え書きだけではありません。

定期的に行われている月例会のようなゴルフコンペの場合は、日程的に都合がつかずに不参加になることは良くあることです。

この場合は、「次回は参加したい」と添え書きすれば問題はありません。

しかし1年に1度の同窓会を兼ねたゴルフコンペなどは、幹事役だけではなく参加者に向けても近況報告をしたほうが良い場合があります。

ゴルフを楽しむことも目的の1つではありますが、顔を合わせること自体が主たる目的になっているコンペだと、不参加ではあっても参加者へ伝えることがあるはずです。

「結婚をした、子供が生まれた、家を買った、休日はドライブしている」といった日常の生活を報告しておけば、幹事役から参加者全員に向けて披露してくれるはずです。

その場にいなくても、参加したのと同じ意味を持たせることができる、ゴルフコンペの返信を心がけたいものです。

ゴルフコンペの不参加の返信は早く出して正解!

ゴルフコンペで不参加の返信を出す時に、幹事役に気を遣いすぎてもダメな場合があります。

それは、早く返信すると失礼になると思って少し遅く出すつもりが、投函するのを忘れてしまうことです。

幹事役は期日までに返信がないと、電話などを使って再確認しなければならなくなります。

いわゆる2度手間をかけさせるわけですが、この連絡をもらって「不参加」を伝えるのはさすがに失礼です。

ゴルフコンペは案内した分がすべて参加しても、仮押さえ予約をはるかにオーバーしてしまい困ることになります。

幹事役は発送段階で、3割とか5割とかの歩留まりを考慮して予約をしていますから、不参加の通知が1番乗りでも気にしないはずです。

もしも期日オーバーする心配があれば、受け取ったらすぐに返信を出すようにしましょう。

また期日ギリギリに未発送に気がついた場合は、まずは電話連絡をしてから投函するようにしましょう。

幹事役に気を遣うなら、しっかり最後まで行うことが大切です。

ゴルフコンペに参加か不参加が分からないような返信は困る!

ゴルフコンペの幹事役が一番困るのは、不参加の返信に「都合がつけば参加します」のような添え書きがあった場合です。

ゴルフの場合は組み合わせや賞品手配などもあるので、「あとから参加するかも」といった返信を受け取ると、余分に参加賞やパーティー席の手配をしなくてはいけなくなります。

中には当日キャンセルできるものもありますが、キャンセルできない場合は幹事が負担することになるのです。

また「都合がつけば」の参加者を入れなければ組み合わせの人数が8人2組でピッタリの場合、1人増えることで3人組を3組作らなくてはいけません。

しかも当日来なければ、最後の3人組を解体して、その上の3人組に1人ずつはめ込むことになります。

受付でスタート表を受け取って、スコアカードに同伴者の名前を書いてからのメンバーチェンジは不愉快なものです。

そんな迷惑をかけないように、出るなら参加、出ないなら不参加と印をつけて期日までに返信するようにしましょう。

返信と違うゴルフコンペを土壇場での不参加は嫌われる

ゴルフコンペに限らず、ドタキャンは嫌がられます。

参加したいけれど当日の予定が未定の時は、とりあえず不参加で返信しておきましょう。

都合がついた時点で幹事役に連絡をして、「もし人数に空きがあれば入れて欲しい」と頼むのが常道です。

参加すると返信しておいて、前日夜に「急用ができて行けなくなった」はそれまで段取りを組んでいた幹事にとって迷惑な話です。

すでに印刷した組み合わせ表を訂正しなければなりませんし、もしかするとゴルフ場に当日の組数を1つ返す交渉をしなければならない場合もあります。

また当日ゴルフ場に向かっている車から「トラブルでスタートまでに間に合わない」と連絡が入ると、パーティーのオードブルなどでキャンセルができない場合もあります。

もちろんキャンセル料は徴収されますが、キャンセル分の立替え払いや集金は幹事役が行わなければなりません。

そしてもっともダメなのは、当日のコンペがあることを忘れる連絡なしのドタキャンです。

スタート直前まで遅刻者を気にして、またゴルフ場までに事故にあったのではないかと心配して、幹事役はゴルフどころではなくなります。

そのため、ドタキャンがないよう十分に準備をして、幹事に迷惑をかけずにゴルフコンペに参加するようにしましょう。

ゴルフコンペ案内の返信で参加・不参加に加筆しよう

ゴルフコンペに不参加の返信をする時は、幹事役に対する感謝の気持ちと、次回は参加するのでぜひ誘って欲しいと添え書きしておきたいものです。

また参加の場合「参加させていただきます」、不参加の場合は「残念ではございますが、今回は不参加とさせていただきます」と丸で囲むだけではなく、言葉を添えておくとスマートに見えるものです。

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